Образец протокола заседания комиссии

Правила оформления протоколов заседаний комиссии одинаковы для любого из видов заседаний

 В ходе заседания любой комиссии, будь то аттестационная, инвентаризационная, экспертная и пр., целесообразно вести протокол. В нем в письменной форме отражается весь процесс мероприятия, что очень важно не только для обеспечения стабильной работы (например, можно быстро пролистать документ и что-либо уточнить), но и при возникновении впоследствии споров и разногласий, иногда заканчивающихся в суде (обычно из-за решений, вынесенных комиссией).

Правила оформления протоколов заседаний комиссии одинаковы для любого из видов заседаний. Унифицированной формы данного документа не предусмотрено. Однако вы можете разработать ее специально под ваши нужды и регламентировать это в соответствующем нормативном акте.

Рассмотрим все нюансы ведения и оформления протокола заседания комиссии на примере оформления протокола заседания аттестационной комиссии.

Протокол заседания аттестационной комиссии

Форму данного протокола, правила его оформления и заполнения можно описать в Положении об аттестации персонала.

Часть протокола составляется на основании материалов, переданных секретарю накануне заседания (например, ФИО членов аттестационной комиссии, сотрудников, подлежащих аттестации, повестка дня и т.д.). Затем в ходе мероприятия дополняется необходимыми сведениями (например, о решении комиссии, голосовании и т.д.). Возможно во время заседания ведение протокола в черновом варианте, с последующим его надлежащим оформлением. В этом случае срок сдачи готового протокола также желательно зафиксировать в Положении об аттестации персонала.

  Ведение протокола заседания аттестационной комиссии, как правило, поручается секретарю аттестационной комиссии или одному из его членов. Это может быть сотрудник службы управления персоналом или любой специально обученный работник.

Протокол оформляется на официальном бланке предприятия (формат А4).

Содержание протокола заседания аттестационной комиссии

Ведение протокола поручается секретарю аттестационной комиссии или одному из его членов

 Если вы впервые будете присутствовать на аттестационной комиссии и/или вам поручили ведение протокола, то целесообразно иметь перед глазами образец протокола заседания комиссии. Также советуем вам заранее ознакомиться со структурой данного документа.

Содержание протокола заседания аттестационной комиссии включает:

• Сверху листа в центре — наименование предприятия (желательно в полной и краткой форме)
• Ниже по центру заглавными буквами название документа – слово «ПРОТОКОЛ», ниже вид заседания. Например, «заседания аттестационной комиссии»
• Номер протокола
• Дата проведения аттестации
• Список членов аттестационной комиссии в следующем порядке: ФИО председателя, его заместителя, членов комиссии, секретаря
• Список приглашенных на заседание лиц с указанием их ФИО, должности
• Ниже по центру заглавными буквами – словосочетание «ПОВЕСТКА ДНЯ»
• Список аттестуемых сотрудников, с указанием их должностей. Каждая новая запись начинается со слова «Аттестация», затем ФИО и должность
• Ниже в центре – «Рассмотрение 1-го вопроса повестки дня»
• Ниже с начала строки слово «Слушали». Перечисление зачитываемых секретарем вслух документов, относящихся к аттестуемому сотруднику. Например, «отзыв на … (ФИО сотрудника, его должность)»
• Ниже слово «Выступили». Указываются ФИО, должности каждого из выступивших, краткое содержание выступления, заданные вопросы и ответы на них
• Ниже слово «Решили». Краткая информация о решении комиссии
• Ниже слово «Голосовали». Информация о результатах голосования
• Список приложенных к протоколу документов. Например, Приложение: аттестационные листы № 1-10
• Подписи председателя и секретаря аттестационной комиссии

Скачать «Образец протокола заседания аттестационной комиссии»

Важные дополнения об оформлении протокола аттестационной комиссии

Содержание выступления каждого аттестуемого работника можно оформить в виде отдельного приложения к протоколу

• Дата протокола – это всегда дата проведения заседания, независимо оттого, когда оформлялся сам протокол
• Если приглашенных лиц более 10, то перечислять их в самом протоколе не нужно, а просто укажите: «Присутствовало 12 человек. Список прилагается». Оформите его на отдельном листе. Данный список станет неотъемлемой частью протокола
• Содержание выступления каждого аттестуемого работника можно оформить в виде отдельного приложения к протоколу. В тексте протокола сделать на это ссылку
• Схема протокола обычно оформляется стандартно: слушали – выступили – решили. Однако бывают исключения. Например, если проводилось тестирование. В этом случае «слушали – выступили» опускается. В теле протокола делается запись о проведении тестирования. Сами тесты оформляются в качестве приложения. Результаты заносятся в протокол по каждому сотруднику отдельно
• Результаты голосования, решение аттестационной комиссии всегда дублируются в аттестационном листе
• Оформленный без ошибок, помарок и исправлений протокол подписывается председателем и секретарем аттестационной комиссии. После этого ни изменения, ни дополнения изложенной информации не допускаются!
• Протокол передается на хранение в службу управления персоналом, где надлежащим образом регистрируется

И последний совет: не стоит на одном заседании аттестационной комиссии аттестовать более 10 человек. Это протяженное по времени мероприятие, требующее и длительной концентрации внимания, и больших затрат энергии и сил. Составьте график проведения аттестации, разбив сотрудников на несколько групп, и четко ему следуйте.